Tạo đơn hàng kết hợp xuất kho

Một số khái niệm cần lưu ý

Trước khi hướng dẫn tạo đơn bán hàng, bạn cần nắm rõ một số khái niệm như sau:

• Đơn giá gốc: Giá bán lẻ ban đầu của một đơn vị sản phẩm trước khi áp dụng bất kỳ giảm giá nào. Đơn giá gốc được tính dựa trên chi nhánh, nhóm khách hàng và thuế VAT.

• Giảm giá trên đơn giá: Phần giảm giá được áp dụng trên đơn giá của sản phẩm.

• Đơn giá sau giảm giá: Giá bán của sản phẩm sau khi áp dụng giảm giá (nếu có).

• Thành tiền: Tổng số tiền phải trả cho sản phẩm dựa trên số lượng mua và đơn giá sau giảm giá.

• Tồn khả dụng: Tồn khả dụng của một sản phẩm ở một kho = (Tồn vật lý của các khu vực hàng bán) - (Số lượng yêu cầu trong các phiếu yêu cầu xuất kho có loại phiếu là 'Xuất đơn bán', có trạng thái là mới, xuất một phần).

Các bước tạo đơn hàng

Bước 1: Truy cập màn hình Đơn bán hàng

• Truy cập vào mục Đơn hàng trên thanh điều hướng bên trái.

• Chọn Đơn bán hàng.

Bước 2: Tạo đơn bán hàng mới

• Nhấn vào nút Tạo đơn bán hàng ở góc trên bên trái màn hình.

Bước 3: Điền thông tin chung

• Tại màn hình tạo đơn hàng, bạn chọn khách hàng cho đơn bán (đây là trường thông tin bắt buộc):

  • Nếu đã tạo khách hàng, bạn nhập tên vào ô tìm kiếm.

  

  • Nếu muốn tạo mới khách hàng, bạn nhấp chọn Thêm mới khách hàng, một pop-up sẽ hiện ra để bạn nhập dữ liệu.

  
• Chọn chi nhánh bán hàng (trường thông tin bắt buộc) và kho xuất hàng (trường thông tin bắt buộc) từ danh sách thả xuống.

Bước 4: Chọn sản phẩm bán hàng

• Lưu ý: Bạn phải chọn Tên khách hàng, Chi nhánh bán hàng và Kho xuất hàng trước thì mới chọn được sản phẩm bán hàng.

• Tìm kiếm và chọn sản phẩm bằng cách nhập mã SKU hoặc tên sản phẩm.

• Số lượng yêu cầu: Nhập số lượng sản phẩm cần bán. Mặc định là 1, nhưng bạn có thể điều chỉnh.

  • Lưu ý quan trọng:

    • Đối với sản phẩm là sản phẩm vật lý/ Combo vật lý:

      • Số lượng sản phẩm không được lớn hơn số lượng tồn khả dụng. Nếu có từ 2 dòng sản phẩm giống nhau, tổng số lượng cần bán không được lớn hơn số lượng tồn kho khả dụng.

      • Tổng số lượng thực xuất của các mã vạch trong một sản phẩm phải bằng số lượng yêu cầu.

      
    • Đối với sản phẩm là dịch vụ/ Combo dịch vụ: Hệ thống không hiển thị tồn kho.

    
• Nếu muốn xóa một sản phẩm khỏi đơn hàng, bạn có thể nhấn vào biểu tượng thùng rác bên phải dòng sản phẩm đó.

Bước 5: Chọn mã vạch sản phẩm (đối với sản phẩm là sản phẩm vật lý/ combo vật lý)

• Mở thông tin chi tiết sản phẩm: Khi sản phẩm xuất hiện, nhấn vào biểu tượng mũi tên bên cạnh sản phẩm để mở rộng thông tin chi tiết.

• Bạn nhấn chuột vào ô tìm kiếm và nhập hoặc scan số lô hoặc mã vạch. Sau đó, bạn chỉ cần nhấn phím "Enter" trên bàn phím hoặc dùng chuột để nhấn vào mã vạch.

• Số lượng thực xuất: Nhập số lượng sản phẩm thực tế xuất kho vào ô SL thực xuất. Mặc định là 1, nhưng bạn có thể điều chỉnh.

  • Lưu ý: Số lượng thực xuất không được lớn hơn số lượng tồn.

  

  • Bạn có thể nhập tay hoặc scan mã vạch. Mỗi lần nhập/ scan 1 mã vạch và nhấn nút "enter" số lượng thực xuất sẽ tăng lên 1 đơn vị.

  • Xóa mã vạch sản phẩm: Nếu muốn xóa một mã vạch sản phẩm khỏi đơn hàng, nhấn vào biểu tượng thùng rác bên phải dòng mã vạch sản phẩm đó.

Bước 6: Nhập thông tin giao hàng và xuất hóa đơn VAT

Phần Địa chỉ giao hàng

Trường thông tin	Mô tả	Bắt buộc
Tỉnh/ Thành phố	Nhấp vào danh sách thả xuống và chọn tỉnh hoặc thành phố nơi giao hàng.
Quận/ Huyện	Nhấp vào danh sách thả xuống và chọn quận hoặc huyện nơi giao hàng.
Xã/ Phường	Nhấp vào danh sách thả xuống và chọn xã hoặc phường nơi giao hàng.
Số nhà, Tên đường	Điền số nhà và tên đường vào ô tương ứng để hoàn tất thông tin địa chỉ giao hàng.

Phần Thông tin xuất hóa đơn VAT

Trường thông tin	Mô tả	Bắt buộc
Tên công ty	Điền tên công ty cần xuất hóa đơn vào ô tương ứng.
Mã số thuế	Điền mã số thuế của công ty vào ô tương ứng.
Địa chỉ	Điền địa chỉ của công ty vào ô tương ứng.
Email nhận hoá đơn	Điền email của công ty để nhận hóa đơn vào ô tương ứng.

Bước 7: Lưu đơn hàng

• Sau khi hoàn tất nhập liệu, nhấn vào nút Lưu và thanh toán để lưu đơn hàng.

  Lưu ý:

  • Nếu bạn không điền đủ các trường bắt buộc và không đáp ứng các điều kiện cần thiết, hệ thống sẽ không cho phép lưu đơn hàng.

  • Sau khi bạn nhấn "Lưu và thanh toán", một pop-up xác nhận thanh toán sẽ xuất hiện. Nếu khách hàng chưa thanh toán ngay, bạn có thể bỏ qua bước này. Bạn cũng có thể xác nhận đã thu tiền mà không cần in phiếu thanh toán. Nếu khách hàng yêu cầu phiếu thanh toán, bạn có thể xác nhận đã thu tiền và in phiếu thanh toán. Xem chi tiết tại đây.

  • Nếu đơn hàng chưa được thanh toán, trạng thái của đơn hàng sẽ là "Mới".

  • Nếu đơn hàng đã được thanh toán, trạng thái của đơn hàng sẽ là "Đã xuất kho".

Với các bước hướng dẫn trên, bạn sẽ dễ dàng tạo và quản lý đơn hàng, giúp tối ưu hóa quy trình bán hàng và quản lý kho của bạn.

Bạn có thể chỉnh sửa đơn hàng sau khi đã lưu, với điều kiện đơn hàng đang ở trạng thái "Mới". Xem chi tiết tại đây.

Sau khi tạo đơn hàng, bạn cũng có thể hủy đơn hàng nếu đơn hàng đang ở trạng thái "Mới". Xem chi tiết tại đây.